「ChatGPTって便利らしいけど、仕事で何に使えばいいの？」
最初はここで止まりやすいです。
文章を書ける。
質問に答えられる。
いろいろできる。
でも、
「で、私の仕事の何がラクになるの？」
となります。
実はChatGPTは、
ものすごく難しい仕事を任せなくても役立ちます。
たとえば、
メールを考える。
長い文章を短くする。
会議メモを整理する。
今日やることを並べる。
こういう、
地味だけど毎回ちょっと面倒な仕事
とかなり相性がいいです。
この記事では、ChatGPT初心者でも今日から使える仕事活用を10個紹介します。
難しい設定やプログラミングは使いません。
まずは、
「これなら明日使えそう」
というものを1個見つけてみてください。
ChatGPTは「仕事を全部やる機械」ではない
最初に大切なことがあります。
ChatGPTを使うからといって、
仕事を全部丸投げする必要はありません。
むしろ、
面倒な部分だけ手伝ってもらう
くらいが使いやすいです。
たとえばメールなら、
ChatGPT：文章の下書き
自分：内容を確認して送信
という分け方です。
ChatGPTは、速い。たくさん案を出せる。疲れない。
でも、たまに普通の顔で間違えます。なので最後の確認は人がやります。
1. メールの返信文を作る
まず使いやすいのがメールです。
たとえば、
取引先からメールが来た。
内容はわかる。
でも、
「丁寧に書くのめんどくさいな……」
となることがあります。
そんなときはChatGPTに下書きを作ってもらえます。
こんなふうにお願いする
「以下のメールへの返信文を作ってください。」
条件：
- 仕事向け
- 丁寧
- 短め
- 来週火曜日なら対応できると伝える
メール：
○○○
これだけで返信案ができます。
あとは、
名前
日付
内容
を確認して使います。
2. 長い文章を短くまとめる
長いメールや資料を見ると、
読む前からちょっと疲れることがあります。
スクロールバーが小さい。
この時点でもう強敵です。
そんなときは、
ChatGPTに要約してもらいます。
例
「以下の文章を3行で要約してください。
最後に、
『結局何をすればいいか』
を1行で書いてください。」
これだけでもかなり見やすくなります。
重要な文章は元の文章も確認する
要約は便利ですが、
細かい条件が抜けることがあります。
特に、
契約
料金
期限
重要な指示
などがある場合は、
要約だけで終わらず元の文章も確認しましょう。
3. 会議メモを整理する
会議中にメモを取ると、
あとで見たとき、
「これを書いた自分ですら意味がわからない」
ということがあります。
たとえば、
A案
田中さん
金曜
見積
来週また確認
みたいなメモです。
ChatGPTに渡して、
「整理して」
と頼めます。
プロンプト例
「以下の会議メモを、
- 決まったこと
- 担当者
- 期限
- 次にやること
に分けて整理してください。
メモ：
○○○
メモが急に仕事のできる人っぽくなります。
4. 日報を作る
毎日日報を書く仕事なら、ChatGPTはかなり使いやすいです。
たとえば、
今日やったことをメモします。
- A社へ返信
- 会議
- 資料修正
- 明日は見積作成
これをChatGPTへ渡します。
プロンプト例
「以下のメモを業務日報にしてください。
形式：
・今日やったこと
・進み具合
・困っていること
・明日の予定
メモ：
○○○
毎日ゼロから文章を考える必要がなくなります。
5. 今日やることを整理する
仕事が多いと、
何からやればいいかわからなくなることがあります。
メール。
資料。
会議。
問い合わせ。
経費精算。
全部が、
「私が先です」
という顔をして並んできます。
そんなときもChatGPTを使えます。
プロンプト例
「以下のタスクを優先順に並べてください。
条件：
・締切
・重要度
・他の人への影響
を考える
今日やるべき3つも選んでください。
タスク：
○○○
最終的な順番は自分で決めますが、頭の中を整理するには便利です。
6. 難しい文章をやさしくする
仕事では、
「日本語なのに日本語じゃない」
くらい難しい文章に出会うことがあります。
専門用語だらけの資料です。
そんなときは、
プロンプト例
「以下の文章を、中学生でもわかる言葉で説明してください。
専門用語には短い説明を付けてください。」
と頼みます。
ChatGPTを、
難しい文章の翻訳係
として使う感じです。
7. 資料のたたき台を作る
企画書や報告書を、
白紙から作るのは大変です。
真っ白なPowerPoint。
真っ白なWord。
こちらを見ています。
ChatGPTに、まず構成だけ作ってもらう方法があります。
プロンプト例
「社内向けの業務改善提案書を作ります。
5ページ程度の構成を考えてください。
内容：
毎月の集計作業を減らしたい
対象：
上司
難しい言葉を使わず、ページごとに書く内容を整理してください。」
最初の骨組みがあるだけでも、かなり始めやすくなります。
8. アイデアを出してもらう
企画
ブログ
SNS
商品名
改善案
など、
アイデアが必要な仕事にも使えます。
例
「問い合わせを減らす方法を10個出してください。」
これだけでも候補が出ます。
大切なのは、
全部採用しなくていい
ということです。
10個出して、1個よければ勝ちくらいで使えます。
AIは「0から1」が苦手なときの助っ人
人間は、
何もないところから考えると疲れます。
でも、
A案
B案
C案
があれば、
「Aは違う」
「Bを少し変えたい」
と考えやすくなります。
ChatGPTには、
最初のたたき台
を作ってもらうと便利です。
9. 文章を読みやすく直す
自分で文章を書いたあと、
「なんか読みにくいな」
と思ったらChatGPTに直してもらえます。
プロンプト例
「以下の文章を読みやすくしてください。
条件：
・意味は変えない
・1文を短く
・難しい言葉を減らす
・同じ内容の繰り返しを減らす
文章：
○○○
メール
ブログ
社内文書
説明文
など、いろいろ使えます。
「全部書き直して」より部分修正がおすすめ
ChatGPTに全文を書き直してもらうと、
自分が伝えたかった内容まで変わることがあります。
そのため、
「この段落だけ短くして」
「ここだけやさしくして」
のように部分的に直す方法もおすすめです。
10. 調べる前の整理をする
何かを調べたいとき、
いきなり検索すると情報が多すぎることがあります。
たとえば、
「AI自動化について調べよう」
と思っても、
ChatGPT
n8n
API
Make
Zapier
Google Sheets……
いきなり知らない名前が大集合します。
そこで最初にChatGPTへ、
「初心者が調べる順番を教えて」
と聞きます。
プロンプト例
「AI自動化について勉強したいです。
初心者が最初に知るべきことを5つに分けて、学ぶ順番に並べてください。
難しい言葉は使わないでください。」
こうすると、
何を調べればいいか
を整理できます。
ChatGPTで仕事がラクになる10個をまとめると
今回紹介したのは、
- メール返信
- 長文要約
- 会議メモ整理
- 日報作成
- タスク整理
- 難しい文章の言い換え
- 資料の構成作成
- アイデア出し
- 文章修正
- 調べる内容の整理
です。
全部使う必要はありません。
まずは1個でOKです。
一番簡単なのは「コピペしてお願いする」
ChatGPT初心者なら、
難しい設定は必要ありません。
たとえば、
メール
↓
ChatGPTへ貼る
↓
「返信を作って」
これだけです。
会議メモ
↓
ChatGPTへ貼る
↓
「整理して」
これだけ。
文章
↓
ChatGPTへ貼る
↓
「3行にして」
これだけです。
最初はこのくらいで十分です。
ChatGPTへのお願いは具体的にすると良くなる
たとえば、
「メール作って」
でも答えてくれます。
でも、
「取引先向けに、100文字くらいで、丁寧な返信メールを作って」
の方が欲しい答えに近づきます。
ポイントは、
- 何をしてほしいか
- 誰向けか
- 長さ
- 条件
を少し伝えることです。
うまくいかなかったら言い直せばいい
最初の答えがイマイチでも大丈夫です。
「もっと短くして」
「難しい」
「具体例を入れて」
「もう少しやわらかくして」
と言えば修正できます。
ChatGPTは、
一発勝負の試験ではありません。
何回聞いても怒りません。
ここは人間の上司より気楽かもしれません。
仕事で使うなら「下書き」にすると安全
初心者におすすめなのは、
ChatGPTに完成品ではなく下書きを作らせること
です。
たとえば、
メール
↓
返信案を作る
↓
自分で確認
↓
送信
ブログ
↓
本文の下書き
↓
自分で確認
↓
公開
日報
↓
文章化
↓
確認
↓
提出
という形です。
ChatGPTが間違えることもある
ChatGPTは便利ですが、
すべて正しいわけではありません。
特に、
- 数字
- 日付
- 料金
- 法律
- 税金
- サービスの最新機能
などは間違うことがあります。
文章がきれいだと、
つい信じたくなります。
でも、
文章がうまい＝内容も正しい
ではありません。
大事な情報は確認しましょう。
個人情報をそのまま入れない
仕事で使うときは、
- 顧客名
- 住所
- 電話番号
- メールアドレス
- 社内機密
などにも注意します。
必要なら、
株式会社○○
↓
A社
田中さん
↓
担当者
のように置き換えます。
勤務先のAI利用ルールがある場合は、それも確認します。
慣れてきたら「同じ作業」を探す
ChatGPTを使っていると、
「これ毎日やってるな」
という仕事が見えてきます。
たとえば、
毎日日報を書く。
毎回問い合わせを要約する。
毎回ブログタイトルを作る。
こういう作業は、さらに自動化できる可能性があります。
ChatGPTからAI自動化へ進む流れ
最初は、
ChatGPTへ手動入力
で十分です。
その後、
Google Sheets
↓
ChatGPTやAI
↓
結果を保存
のように使います。
さらに同じ処理が多くなったら、
n8nなどを使って、
Google Sheets
↓
AI
↓
WordPress
のようにつなげることもできます。
でも、これはあとで大丈夫です。
初心者はまず「5分減らす」
ChatGPTを使うとき、
「仕事を全部自動化しよう」
と考えなくても大丈夫です。
まず、
1日5分減らす
くらいで考えます。
毎日5分なら、
月20日で100分。
約1時間40分です。
メール
日報
資料
それぞれ5分減れば、
もっと大きくなります。
小さな時短も、積み重なると意外とバカにできません。
今日から始めるならこれ
もし、
「結局どれからやればいい？」
と思ったら、
今日届いたメールを1つ選んでください。
そしてChatGPTに、
「このメールの要点を3つにまとめて」
と頼んでみます。
次に、
「返信案も作って」
と頼みます。
これだけで、
要約
＋
返信作成
の2つを試せます。
まとめ
ChatGPTは、
難しいプログラミングをしなくても、仕事で使えます。
特に、
- 書く
- まとめる
- 整理する
- 考える
仕事と相性があります。
初心者なら、
メール
要約
会議メモ
日報
タスク整理
あたりから始めると使いやすいです。
そして大切なのは、
ChatGPTに全部任せることではありません。
面倒なところだけ手伝ってもらい、最後は自分で確認する。
これだけで十分です。
まず今日、
「これを書くの面倒だな」
「これを読むの面倒だな」
と思った仕事があったら、
その部分だけChatGPTにお願いしてみてください。
ChatGPTの一番便利な使い方は、未来のすごい仕事をすることではなく、今日の小さな面倒を1個消すことなのかもしれません。
注意事項
ChatGPTが作る文章や回答には、間違いや古い情報が含まれる場合があります。
特に、料金、契約、法律、税金、医療、金融、サービスの最新仕様などは、公式情報や専門家の情報を確認してください。
重要なメールや顧客対応も、ChatGPTの文章をそのまま送らず、自分で内容を確認しましょう。
また、会社や仕事で使う場合は、個人情報や社内機密を安易に入力せず、勤務先の生成AI利用ルールも確認してください。
参考・公式情報
- OpenAI Help Center
- OpenAI「ChatGPT」
- OpenAI「Prompt engineering best practices」