ExcelやGoogleスプレッドシートを使っていると、
「この関数どう書けばいい？」
「表がごちゃごちゃして見にくい」
「同じ文章を何十件も作るのが面倒」
「エラーの原因がわからない」
ということがあります。
そんなときに便利なのがChatGPTです。
ChatGPTを使えば、
- 関数を考える
- エラー原因を調べる
- 表の整理方法を考える
- データを分類する
- 文章を作る
- 列名や管理方法を考える
といった作業を効率化できます。
この記事では、ChatGPTを使ってExcelやGoogleスプレッドシート作業を効率化する方法を、初心者向けにわかりやすく解説します。
ChatGPTでExcel・Googleスプレッドシート作業は効率化できる？
結論からいうと、かなり効率化できます。
特に相性がいいのは、
「何をしたいかはわかるけど、関数や方法がわからない」
という場面です。
たとえば、
「A列が完了ならB列に○と表示したい」
という目的はわかっていても、関数が思い出せないことがあります。
そんなときにChatGPTへ、
「Googleスプレッドシートで、A2が『完了』ならB2に○、それ以外なら空欄にする関数を教えてください」
と聞けば、必要な関数を考えてもらえます。
ExcelとGoogleスプレッドシートの違いは伝える
ChatGPTへ質問するときは、
ExcelなのかGoogleスプレッドシートなのか
を最初に伝えるのがおすすめです。
似た関数が多い一方で、使える機能や書き方が異なる場合があります。
たとえば、
- 「Excelで使いたい」
- 「Googleスプレッドシートで使いたい」
と最初に指定します。
さらに、
- 「Windows版Excel」
- 「Googleスプレッドシート」
など、環境まで伝えると回答が具体的になりやすくなります。
1. 関数を作ってもらう
最も使いやすいのが、関数作成です。
プロンプト例
プロンプトとは、AIへのお願いや指示のことです。下の例では、列名や金額を自分の表に合わせて変えてください。関数名が思い出せなくても、記憶力テストではないので大丈夫です。
「Googleスプレッドシートで使う関数を作ってください。
条件：
A列＝商品名
B列＝売上
C列＝状態
B2が10000以上ならC2に『好調』
5000以上10000未満なら『普通』
5000未満なら『要改善』
初心者向けに関数の意味も説明してください。」
このように、
- どの列を使うか
- 条件
- 出したい結果
を伝えると、関数を作りやすくなります。
関数は「やりたいこと」を日本語で書けばいい
関数名がわからなくても問題ありません。
たとえば、
- 「重複している名前を見つけたい」
- 「日付が今日より前なら赤くしたい」
- 「別シートの商品名と一致したら価格を表示したい」
というように、日本語で目的を伝えます。
ChatGPTに、
「どの関数を使えばいいですか？」
と聞けば候補を出してもらえます。
2. 関数エラーの原因を調べる
関数を入れても、
#N/A #VALUE! #REF!
などのエラーが出ることがあります。
その場合は、使っている関数をChatGPTへ見せて原因を確認できます。
プロンプト例
「Googleスプレッドシートで以下の関数を使うと#N/Aになります。
=VLOOKUP(A2,Sheet2!A:B,2,FALSE)
考えられる原因を初心者向けに教えてください。
確認する順番も教えてください。」
こうすると、
- 検索値が存在するか
- 範囲が正しいか
- 文字列と数値が混ざっていないか
など、確認ポイントを整理できます。
エラーは画面の情報も伝える
「動きません」だけでは原因を特定しにくいです。
できれば、
- 使用している関数
- 表の構成
- エラー表示
- 本来どうしたいか
- 実際にどうなっているか
を伝えます。
たとえば、
「A2には2026/10/10と表示されています」
のように具体的に書くと、原因を絞りやすくなります。
3. 表の構成を考えてもらう
スプレッドシートを作るとき、
「どんな列を作ればいいかわからない」
こともあります。
この作業もChatGPTに相談できます。
プロンプト例
「ブログ記事を管理するGoogleスプレッドシートを作りたいです。
管理したい内容：
記事テーマ
カテゴリ
キーワード
タイトル
本文
公開状態
WordPress投稿ID
初心者でも管理しやすい列構成を提案してください。」
すると、
| 列 | 内容 |
|---|---|
| A | 記事テーマ |
| B | カテゴリ |
| C | メインキーワード |
| D | タイトル |
| E | 本文 |
| F | ステータス |
| G | WordPress投稿ID |
のように整理できます。
最初に表の設計を決めておくと、あとで自動化するときも扱いやすくなります。
4. データを分類する
ChatGPTは、文章データの分類にも使えます。
たとえば問い合わせ内容を、
- 料金
- 技術
- キャンセル
- その他
に分けたい場合です。
ChatGPTへ、
「以下の問い合わせを4カテゴリに分類してください」
と頼めます。
件数が少なければ手動でもいいですが、量が増えるとAIを使うメリットが大きくなります。
5. 商品名や文章を整える
スプレッドシートには、文章が入っていることもあります。
たとえば、
- 商品説明
- SNS投稿
- メール文
- 記事タイトル
- 問い合わせ内容
などです。
ChatGPTを使えば、
- 「長すぎる文章を短くする」
- 「表記を統一する」
- 「敬語に直す」
- 「タイトルを30文字以内にする」
といった処理ができます。
6. スプレッドシート用の文章をまとめて作る
たとえばA列に商品名が並んでいるとします。
その商品ごとに説明文を作りたい場合、
「以下の商品名それぞれに、50文字程度の商品説明を作ってください」
と依頼できます。
出力形式も、
「商品名｜説明文」
のように指定しておくと、スプレッドシートへ貼り付けやすくなります。
7. 列名やステータス設計を考える
自動化では、
「どんな状態なのか」
を管理する列が重要です。
たとえばブログ記事なら、
- 未着手
- 作成中
- 入稿待ち
- 処理中
- 完了
- エラー
などです。
ChatGPTには、
「WordPress記事作成を管理するステータス案を考えてください」
と聞けます。
これだけでも、あとでn8nなどを使うときに管理しやすくなります。
ChatGPTに表データを渡すときのコツ
表データを相談するときは、列の意味を説明します。
たとえば、
「A列は商品名、B列は価格、C列は在庫数です」
と書きます。
さらに、
「やりたいことは、在庫が5個以下の商品だけ表示することです」
と伝えれば目的が明確になります。
そのまま貼り付けやすい形式で出してもらう
ChatGPTの回答をスプレッドシートに貼り付けたい場合は、
- 「タブ区切りで出してください」
- 「表形式で出してください」
- 「1行1件にしてください」
などと指定できます。
作業内容に合わせて出力形式まで決めておくと、コピペ後の修正を減らせます。
ChatGPTで使える基本プロンプト
ExcelやGoogleスプレッドシートで迷ったときは、次の形が使いやすいです。
プロンプト例
「Googleスプレッドシートで以下の作業をしたいです。
現在の表：
A列＝商品名
B列＝価格
C列＝在庫数
やりたいこと：
在庫数が5以下の商品に『要発注』と表示したい
条件：
初心者向けに説明
必要な関数を提示
どのセルに入力するか説明
コピーするときの方法も教える」
ポイントは、
表の状態＋やりたいこと＋条件
をセットで伝えることです。
Excel・Googleスプレッドシートの作業を自動化する
ChatGPTだけでも作業は効率化できます。
さらにGoogleスプレッドシートでは、n8nなどの自動化ツールと組み合わせることもできます。
たとえば、
Google Sheets
↓
ChatGPT
↓
結果をGoogle Sheetsへ保存
という流れです。
具体例として、
A列：
記事テーマ
B列：
ChatGPTが作ったタイトル
C列：
記事構成
D列：
本文
という仕組みも作れます。
毎回ChatGPTを開いてコピペする必要を減らせます。
繰り返す作業を自動化したくなったら、Googleスプレッドシートとn8nを連携する手順から始められます。
Google SheetsとWordPressをつなぐこともできる
さらに、
Google Sheets
↓
ChatGPT
↓
WordPress
とつなげれば、
記事テーマを入力
↓
本文を作成
↓
WordPressへ下書き保存
という流れも作れます。
このような処理では、Googleスプレッドシートが、
自動化の管理画面
のような役割になります。
最初は自動化しなくてもいい
便利そうだからといって、すぐにすべて自動化する必要はありません。
おすすめは、
- ChatGPTに関数を聞く
- 表の設計を相談する
- 文章を整理する
- 毎回同じ作業が見つかる
- その作業だけ自動化する
という順番です。
繰り返し作業が見つかってから自動化した方が、何を作るべきか分かりやすくなります。
ChatGPTでExcel・Googleスプレッドシートを使うメリット
関数を覚えなくても相談できる
関数名が分からなくても、やりたいことを日本語で説明できます。
エラー原因を調べやすい
確認ポイントを整理できます。
表設計を考えやすい
必要な列やステータスを相談できます。
文章データも扱える
要約・分類・言い換えなどにも使えます。
自動化へ発展できる
Google Sheetsはn8nなどの自動化ツールとも組み合わせやすいです。
注意したいポイント
ChatGPTの関数が必ず動くとは限らない
環境や表の状態によっては、そのまま動かない場合があります。
実際のシートで確認しましょう。
ExcelとGoogleスプレッドシートを混同しない
似ているようで仕様が異なる場合があります。
質問するときは、どちらを使っているか明確にします。
データをそのまま入力しない
業務データには、
- 個人情報
- 顧客情報
- 売上情報
- 社外秘情報
- メールアドレス
- 電話番号
などが含まれる場合があります。
必要であれば内容を置き換えてからChatGPTへ入力しましょう。
数式の結果を確認する
関数がエラーにならなくても、計算結果が正しいとは限りません。
重要な集計では、元データと照合します。
こんな作業から始めるのがおすすめ
初心者なら、次のような小さな作業から試してみてください。
1. IF関数を作ってもらう
条件によって表示を変える。
2. 表の列構成を考えてもらう
何を管理するか整理する。
3. エラー原因を聞く
動かない関数を確認する。
4. 文章を短くする
商品説明やメモを整理する。
5. データ分類を考える
問い合わせなどをカテゴリ分けする。
このあたりならChatGPTの便利さを実感しやすいです。
まとめ
ChatGPTを使えば、ExcelやGoogleスプレッドシートのさまざまな作業を効率化できます。
特に、
- 関数作成
- エラー確認
- 表設計
- データ分類
- 文章整理
- 文章生成
- 自動化の設計
といった作業と相性がいいです。
大切なのは、
関数名を覚えることより、何をしたいのかを具体的に伝えること
です。
まずは、
「この表で○○したいけど、どうすればいい？」
とChatGPTに相談するところから始めてみてください。
慣れてきたらGoogleスプレッドシートとn8nなどを組み合わせ、毎回繰り返している作業を少しずつ自動化できます。
次に読むなら
関数以外の使い道も探したい方は、GoogleスプレッドシートとAIでできること7選から、自分の作業に近い例を選べます。
注意事項
ChatGPTが提案する関数や方法は、利用環境やデータ構成によって正常に動作しない場合があります。
関数を使用するときは、必ず実際のデータで動作確認してください。
また、会社や顧客のデータをChatGPTへ入力する場合は、勤務先の生成AI利用ルールや情報管理方針を確認してください。
個人情報、顧客情報、認証情報、社外秘情報などは必要以上に入力しないよう注意しましょう。
参考・公式情報
- OpenAI Help Center
- Microsoft Support「Excel」
- Google ドキュメント エディタ ヘルプ「Google スプレッドシート」
- Google Workspace Developers
- n8n Documentation