ChatGPTで議事録を作る方法｜会議メモを整理する手順とプロンプト例

ChatGPT

会議が終わったあと、

  • 「メモはあるけど整理するのが面倒」
  • 「誰が何をやるのか分かりにくい」
  • 「議事録を作るだけで時間がかかる」

と感じることはありませんか？

ChatGPTを使えば、会議メモをもとに、

  • 要点の整理
  • 決定事項の抽出
  • 担当者の整理
  • 期限の確認
  • 次回までの宿題
  • 議事録の文章化

まで効率化できます。

ただし、ChatGPTにすべて任せるのではなく、

会議内容を整理する補助ツールとして使い、最後は人が確認する

ことが大切です。

この記事では、ChatGPTで議事録を作る方法と、会議メモを要約・整理するためのプロンプト例を初心者向けに解説します。

ChatGPTで議事録は作れる？

ChatGPTは、会議メモや文字起こしをもとに議事録を作ることができます。

たとえば、

  • 会議内容を短くまとめる
  • 話題ごとに整理する
  • 決定事項を抜き出す
  • 担当者を整理する
  • 期限をまとめる
  • 次回確認事項を作る
  • 読みにくいメモを文章に直す

といった使い方があります。

会議内容そのものを理解して判断するというより、

すでにある情報を整理して読みやすくする

使い方と相性がいいです。

議事録で最低限残したい項目

議事録は長ければいいわけではありません。

最低限、次の内容が分かると実用的です。

  • 会議名
  • 日時
  • 参加者
  • 議題
  • 決定事項
  • 未決事項
  • 担当者
  • 期限
  • 次回までの対応

特に重要なのが、

誰が・何を・いつまでにやるのか

です。

会話の内容をすべて残すより、次の行動が分かる議事録の方が役立ちます。

STEP1：会議中は完璧に書こうとしない

会議中に文章としてきれいな議事録を作ろうとすると、話についていけなくなることがあります。

そのため、まずは簡単なメモで構いません。

たとえば、

  • 「新サイト10月公開予定」
  • 「田中さん：トップ修正」
  • 「画像まだ」
  • 「SEOタイトル金曜まで」
  • 「次回10/18」

くらいでも大丈夫です。

会議後にChatGPTへ整理してもらいます。

STEP2：会議メモをChatGPTに整理してもらう

会議後、メモをChatGPTへ入力します。

プロンプト例

「以下の会議メモを議事録として整理してください。

条件：
・決定事項
・未決事項
・担当者
・期限
・次回確認事項
に分ける
内容を勝手に補わない
不明な部分は『不明』と記載する
簡潔にまとめる

会議メモ：
○○○」

ここで重要なのが、

内容を勝手に補わない

と指定することです。

AIは不足している情報を自然に補ってしまうことがあるため、事実だけを整理させる方が安全です。

STEP3：決定事項だけ抜き出す

長い会議では、何が決まったのか分かりにくくなることがあります。

その場合は、

「決定事項だけ抜き出して」

と依頼できます。

プロンプト例

「以下の議事録から、会議で決定した内容だけを箇条書きで抽出してください。

推測はしないでください。
明確に決定された内容だけを残してください。」

これなら会議後に、

「結局何が決まったの？」

を確認しやすくなります。

STEP4：担当者と期限を整理する

議事録の中でも特に重要なのが、

担当者と期限です。

プロンプト例

「以下の会議メモから、対応が必要な項目を表にしてください。

列：
タスク
担当者
期限
状況

担当者や期限が書かれていない場合は『未定』としてください。」

出力イメージは次のようになります。

タスク 担当者 期限 状況
トップページ修正 田中 10月15日 未着手
商品画像作成 佐藤 未定 確認中
SEOタイトル確認 鈴木 10月18日 未着手

この形なら、そのままタスク管理にも使えます。

STEP5：議事録を短く要約する

会議内容が長い場合は、短い要約も作れます。

プロンプト例

「以下の議事録を、会議に参加していない人でも内容が分かるように200文字程度で要約してください。

条件：
重要な決定事項を優先
細かい雑談は省く
未決事項があれば最後に記載」

これなら上司への共有や、社内チャットへの報告にも使いやすくなります。

STEP6：次回確認事項を作る

会議の最後に、

「次回何を確認するか」

まで整理しておくと便利です。

プロンプト例

「以下の議事録から、次回会議で確認すべき内容を箇条書きで抽出してください。

条件：
未完了タスク
期限未定の項目
判断が保留になっている内容
追加確認が必要な内容

だけを対象にしてください。」

これで次回会議の議題も作りやすくなります。

会議メモから正式な議事録を作るプロンプト

実際に使いやすい基本形は次のようになります。

プロンプト例

「以下の会議メモを、社内共有用の議事録に整理してください。

構成：
1. 会議概要
2. 議題
3. 主な内容
4. 決定事項
5. 未決事項
6. タスク
7. 担当者
8. 期限
9. 次回確認事項

ルール：
会議メモにない情報は追加しない
推測しない
曖昧な部分は『要確認』と記載
文章は簡潔に
同じ内容はまとめる

会議メモ：
○○○」

このテンプレートを保存しておけば、毎回同じ形式で議事録を作れます。

箇条書きのメモでも使える

ChatGPTに入力する文章は、きれいでなくても構いません。

たとえば、

「広告費5万円まで
A案で進める
鈴木さんLP修正
期限来週
商品名まだ決まらず
次回木曜」

のようなメモでも整理できます。

ChatGPTには、

「文章を補わず、書かれている情報だけで整理してください」

と指定しておくと安心です。

文字起こしを議事録にする方法

会議を文字起こしできる場合は、その文章をもとに議事録を作ることもできます。

流れとしては、

録音
↓
文字起こし
↓
ChatGPTで要約
↓
決定事項・タスクを整理
↓
人が確認

という形です。

ただし、会議を録音する場合は、会社のルールや参加者への確認が必要になることがあります。

無断録音を避け、社内ルールを確認しましょう。

長い文字起こしは分割する

会議が長いと、文字起こしの文章も長くなります。

その場合は、

前半
中盤
後半

のように分けて整理し、最後に全体を統合する方法があります。

たとえば、

  1. 各部分を要約
  2. 決定事項を抽出
  3. 最後に全体を統合

という流れです。

一度にすべて処理するより、内容を確認しながら進めやすくなります。

ChatGPTで議事録を作るメリット

作成時間を減らせる

メモを文章に直す時間を短縮できます。

フォーマットを揃えられる

毎回同じ構成で整理できます。

抜け漏れを確認しやすい

担当者や期限などを項目化できます。

短い要約を作れる

長い会議内容を短くまとめられます。

次回会議につなげやすい

未決事項や宿題を整理できます。

ChatGPTで議事録を作るときの注意点

内容を勝手に補わせない

AIは文章を自然にするため、書かれていない情報まで補うことがあります。

そのため、

「推測しない」
「メモにない情報は追加しない」

と指示します。

数字や期限を確認する

日付、金額、担当者名などは特に確認が必要です。

人名や会社情報に注意する

業務上の会議では、

  • 顧客名
  • 個人情報
  • 契約内容
  • 売上情報
  • 社外秘情報

などが含まれる場合があります。

会社のAI利用ルールを確認し、必要に応じて情報を伏せてから入力しましょう。

AIの出力をそのまま正式記録にしない

重要な会議では、ChatGPTが作った議事録を人が確認してから共有します。

個人情報や機密情報はそのまま入力しない

たとえば、

  • 「株式会社○○」
  • 「山田太郎」
  • 「契約金額500万円」

といった情報が不要なら、

「A社」
「担当者A」
「契約金額」

のように置き換える方法があります。

議事録作成のために必要以上の情報をAIへ渡さないことも大切です。

議事録作成をさらに効率化する方法

ChatGPTでの議事録作成に慣れたら、自動化へ発展させることもできます。

たとえば、

会議メモ
↓
AIで要約
↓
決定事項を抽出
↓
Google Sheetsへ保存

という仕組みです。

さらに、

担当者
期限
タスク

を決まった形式で出力すれば、タスク管理にも使いやすくなります。

n8nなどの自動化ツールを使えば、複数のサービスをつなぐこともできます。

最初から完全自動化しなくていい

議事録は内容の正確性が重要です。

そのため、

AIが作成
↓
人が確認
↓
共有

という流れを残す方が安全です。

特に、

  • 重要な決定
  • 契約
  • 金額
  • 納期
  • 人事

などに関わる会議では、人による確認が欠かせません。

まとめ

ChatGPTを使えば、会議メモから議事録を効率よく作れます。

おすすめの流れは、

  1. 会議中は簡単なメモを取る
  2. ChatGPTで整理する
  3. 決定事項を抽出する
  4. 担当者と期限をまとめる
  5. 未決事項を確認する
  6. 人が内容をチェックする
  7. 共有する

です。

特に重要なのは、

決定事項・担当者・期限を明確にすること

です。

最初は、会議後にメモをChatGPTへ貼り、

「決定事項とタスクだけ整理してください」

と頼むところから始めてみてください。

注意事項

ChatGPTへ会議内容を入力する場合は、勤務先の生成AI利用ルールや情報管理方針を確認してください。

個人情報、顧客情報、契約情報、社外秘情報などは必要以上に入力しないよう注意が必要です。

また、ChatGPTが整理した内容に誤りや抜けが含まれる可能性があります。

正式な議事録として共有する前に、必ず人が内容を確認してください。

会議の録音や文字起こしを行う場合も、勤務先のルールや参加者への確認が必要になる場合があります。

参考・公式情報

  • OpenAI Help Center「Prompt engineering best practices for ChatGPT」
  • OpenAI Help Center「How do I create a good prompt for an AI model?」
  • OpenAI「Privacy Policy」
  • OpenAI「Terms of Use」