ChatGPTを使うと、企画書・報告書・プレゼン資料などの作成を効率化できます。
たとえば、
- 「何から書けばいいかわからない」
- 「構成を考えるだけで時間がかかる」
- 「文章が長くなってしまう」
- 「プレゼンの流れがまとまらない」
といった場面です。
ChatGPTは、資料を完全に任せるというより、
考えを整理して、たたき台を作るためのアシスタント
として使うと便利です。
この記事では、ChatGPTを使って企画書・報告書・プレゼン資料を効率よく作る方法を、初心者向けにわかりやすく解説します。
ChatGPTで資料作成はどこまでできる？
ChatGPTは、資料作成のさまざまな工程で使えます。
たとえば、
- 資料の構成を考える
- 見出し案を作る
- 箇条書きを文章にする
- 長文を短く要約する
- プレゼンの流れを整理する
- タイトル案を出す
- 相手に合わせて表現を変える
- 説明不足の部分を指摘する
といった使い方です。
資料作成では、実際に文章を書く前に、
「何を伝えるか」
「どの順番で伝えるか」
を決める必要があります。
ChatGPTは、この整理作業と相性がいいです。
まず資料の目的を決める
ChatGPTに資料を作ってもらう前に、
誰に、何を伝えて、どうしてほしいのか
を決めます。
たとえば企画書なら、
誰に：
上司
何を：
新しい業務改善案
どうしてほしい：
実施の承認をもらいたい
という形です。
目的が曖昧なままだと、ChatGPTの文章もぼんやりしやすくなります。
資料作成では「相手」を伝える
同じ内容でも、相手によって資料の作り方は変わります。
たとえば、
上司向け
結論・効果・数字を重視
顧客向け
メリット・わかりやすさを重視
社内メンバー向け
手順・役割・期限を重視
初心者向け
専門用語を減らし、具体例を増やす
ChatGPTには、
「経営層向け」
「新人向け」
「取引先向け」
などと指定すると、表現を調整しやすくなります。
STEP1：資料の構成を作る
最初から本文を書かせるより、まず構成を作るのがおすすめです。
プロンプト例
「業務効率化について社内向けの企画書を作ります。
対象：
部長
目的：
ChatGPTを使った業務効率化施策の承認をもらう
内容：
メール作成
議事録
資料作成
問い合わせ対応
条件：
A4で2〜3ページ程度
結論を先に
メリットと注意点を入れる
見出し構成を作ってください。」
これだけでも、資料の骨組みを作れます。
企画書の基本構成
企画書では、次のような流れが使いやすいです。
- 背景
- 現在の課題
- 提案内容
- 期待できる効果
- 実施方法
- 費用
- リスク
- スケジュール
- まとめ
重要なのは、
なぜ必要なのか
を最初に伝えることです。
STEP2：企画書のたたき台を作る
構成が決まったら、各項目の文章を作ります。
プロンプト例
「以下の内容をもとに、企画書の『現在の課題』部分を300文字程度で書いてください。
現状：
社員が毎日メール作成に30分程度使っている
会議後の議事録作成にも時間がかかる
担当者によって文章品質に差がある
対象：
社内の管理職
条件：
感情的にせず客観的
数字を使う
簡潔に」
このように、見出しごとに作ると修正しやすくなります。
STEP3：報告書を作る
ChatGPTは、報告書の整理にも使えます。
たとえば、
「作業内容はわかっているけど、文章にまとめるのが面倒」
という場合です。
プロンプト例
「以下のメモを業務報告書として整理してください。
内容：
・新しい問い合わせフォームを設置
・3日間テスト
・送信エラーなし
・問い合わせ数12件
・2件は入力内容に不備
・次回は必須項目を追加予定
構成：
実施内容
結果
問題点
次の対応
文章は簡潔にしてください。」
箇条書きのメモからでも、読みやすい報告書に整えられます。
報告書は「事実」と「判断」を分ける
報告書では、
事実
と
自分の考え
を分けることが重要です。
たとえば、
事実：
問い合わせ12件
判断：
フォーム改善によって問い合わせが増えた可能性がある
は別の内容です。
ChatGPTには、
「事実と考察を分けてください」
と指定すると整理しやすくなります。
STEP4：プレゼン構成を作る
プレゼン資料では、1枚ごとの役割を決めると作りやすくなります。
プロンプト例
「ChatGPTを使った業務効率化について、10枚のプレゼン構成を作ってください。
対象：
社内の管理職
目的：
試験導入の承認
条件：
1枚につき1メッセージ
最初に結論
メリットだけでなくリスクも入れる
最後に実施提案を入れる」
出力イメージは、
- 1枚目：提案概要
- 2枚目：現在の課題
- 3枚目：ChatGPTでできること
- 4枚目：メール作成
- 5枚目：議事録
- 6枚目：資料作成
- 7枚目：期待効果
- 8枚目：リスク
- 9枚目：試験導入案
- 10枚目：まとめ
という形です。
プレゼンは「1枚1メッセージ」を意識する
スライドに文章を詰め込みすぎると、読みにくくなります。
そのため、
1枚で1つのことだけ伝える
のがおすすめです。
ChatGPTには、
「この内容を1スライド3行以内に要約してください」
と依頼できます。
STEP5：長い文章を短くする
資料を作っていると、説明が長くなりがちです。
そんなときは、
プロンプト例
「以下の文章を、プレゼン資料用に50文字以内で要約してください。
条件：
結論を残す
専門用語を減らす
意味を変えない」
と依頼できます。
報告書なら長め、
プレゼンなら短め、
というように用途ごとに文章量を変えられます。
STEP6：箇条書きに変換する
長文をそのまま資料に入れるのではなく、箇条書きにすると読みやすくなります。
プロンプト例
「以下の文章を、社内プレゼン用に3つの箇条書きにしてください。
各項目は30文字以内。
重要な順に並べてください。」
これだけでも、スライド用の文章に変換しやすくなります。
STEP7：タイトル案を作る
資料タイトルもChatGPTに考えてもらえます。
プロンプト例
「以下の企画書内容に合うタイトルを10案出してください。
内容：
ChatGPTを使ってメール・議事録・資料作成を効率化する提案
条件：
社内向け
わかりやすい
煽りすぎない
20文字前後」
複数案を出して比較するのがおすすめです。
STEP8：相手別に文章を変える
同じ資料でも、
経営層向け
現場向け
顧客向け
では説明方法が変わります。
例
経営層向けなら、
- コスト
- 効果
- リスク
- 導入期間
を重視します。
現場向けなら、
- 何が楽になるか
- 操作方法
- 実際の使い方
を重視します。
ChatGPTには、
「この文章を経営層向けに書き直してください」
のように依頼できます。
STEP9：説明不足をチェックする
資料を作ったあとに、
ChatGPTをチェック役として使う方法もあります。
プロンプト例
「以下の企画書を読んで、説明不足な部分を5つ指摘してください。
対象：
このテーマを初めて聞く管理職
確認ポイント：
・わかりにくい部分
・根拠不足
・数字が必要な部分
・疑問が残る部分」
自分では気づきにくい抜けを探せます。
ChatGPTで資料作成するときの基本プロンプト
迷ったら、次の形が使いやすいです。
「以下の条件で資料案を作ってください。
資料の種類：
企画書
対象：
上司
目的：
業務効率化施策の承認
伝えたい内容：
ChatGPTでメール・議事録・資料作成を効率化する
構成：
背景
課題
提案
効果
リスク
実施方法
まとめ
文章：
簡潔
結論を先に
専門用語を減らす
注意：
不明な数字は作らない
事実と推測を分ける」
この形をテンプレート化しておくと使いやすいです。
ChatGPTで作った資料をそのまま使わない
ChatGPTは自然な文章を作れますが、内容が正しいとは限りません。
特に、
- 数字
- 売上
- 市場データ
- 法律
- 料金
- 日付
- 社内情報
などは確認が必要です。
AIが作った数字をそのまま資料に入れないようにしましょう。
数字は自分で用意する
資料の説得力を上げるには、具体的な数字が必要です。
ただし、その数字をAIに作らせるのは危険です。
たとえば、
「ChatGPT導入で作業時間が50％減ります」
とAIが書いても、その根拠がなければ使えません。
実際の作業時間を測り、
導入前：
30分
導入後：
15分
のように、自分のデータを使う方が説得力があります。
AIに「数字を作らない」と指示する
資料作成では、
「不明な数字は推測しない」
という指示を入れておくのがおすすめです。
たとえば、
「根拠のない数値は使用せず、必要な箇所は『要確認』と記載してください」
と指定します。
機密情報を入力するときは注意する
業務資料には、
- 顧客情報
- 売上
- 契約内容
- 社内戦略
- 人事情報
- 個人情報
などが含まれる場合があります。
必要以上にそのまま入力しないよう注意しましょう。
たとえば、
実際の会社名
↓
A社
実際の担当者名
↓
担当者A
のように置き換えて使う方法があります。
また、勤務先の生成AI利用ルールも確認してください。
資料作成は完全自動化しなくていい
ChatGPTを使うと、資料を一気に作りたくなります。
でも、
AIで構成
↓
AIで下書き
↓
人が数字・事実を確認
↓
人が修正
↓
完成
という流れの方が安全です。
特に企画書や経営判断に関わる資料では、人による確認が重要です。
資料作成をさらに効率化する方法
資料作成の流れが決まってきたら、他のツールと組み合わせることもできます。
たとえば、
会議メモ
↓
ChatGPTで要約
↓
Google Sheetsに保存
↓
報告書用の文章を生成
という流れです。
さらにn8nなどを使えば、複数のサービスをつないで作業を自動化できます。
まずは、
「資料構成をChatGPTに作ってもらう」
ところから始めるのがおすすめです。
ChatGPTで資料作成を効率化するメリット
構成を考える時間を減らせる
ゼロから見出しを考える必要がありません。
長い文章を整理できる
要点だけ抜き出せます。
複数案を比較できる
タイトルや構成を一度に複数作れます。
相手に合わせて調整できる
経営層向け、初心者向けなどに言い換えられます。
見直しにも使える
説明不足や重複をチェックできます。
よくある失敗
AIに全部任せる
内容を理解しないまま資料を使うと、質問されたときに答えられません。
根拠のない数字を使う
AIが作った数値をそのまま使わないようにしましょう。
文章を詰め込みすぎる
特にプレゼンでは、短く整理することが大切です。
相手を指定しない
誰向けかわからないと、資料の内容もぼやけます。
機密情報をそのまま入れる
業務利用では情報管理に注意が必要です。
初心者はこの使い方から始めよう
最初は、
- 資料の目的を書く
- 対象者を書く
- ChatGPTに構成を作ってもらう
- 各見出しの下書きを作る
- 数字と事実を確認する
- 文章を短くする
- 自分で最終確認する
という流れがおすすめです。
いきなり完成版を作らせる必要はありません。
まずは、
資料の骨組みを作る
ところだけでも十分便利です。
まとめ
ChatGPTを使えば、企画書・報告書・プレゼン資料の作成を効率化できます。
特に、
- 構成作成
- 下書き
- 要約
- 箇条書き化
- タイトル作成
- 相手別の言い換え
- 見直し
といった作業と相性がいいです。
重要なのは、
AIに資料を丸投げするのではなく、考えを整理する補助として使うこと
です。
まずは次に作る資料で、
「この内容の構成を5項目で作ってください」
とChatGPTに相談してみてください。
そこから資料作成の時間を少しずつ減らせます。
注意事項
ChatGPTが生成する文章や情報は、必ずしも正しいとは限りません。
特に、数値、金額、市場データ、法律、制度、料金、日付などは一次情報や公式情報を確認してください。
業務資料に個人情報、顧客情報、契約情報、社外秘情報などが含まれる場合は、勤務先の生成AI利用ルールや情報管理方針を確認してください。
また、重要な企画書や経営判断に使う資料は、必ず人が内容を確認したうえで使用しましょう。
参考・公式情報
- OpenAI Help Center「Prompt engineering best practices for ChatGPT」
- OpenAI Help Center「How do I create a good prompt for an AI model?」
- OpenAI「Privacy Policy」
- OpenAI「Terms of Use」