仕事でやることが増えると、
「何から手を付ければいいかわからない」
「大事な仕事を後回しにしてしまう」
「タスクを書き出しただけで終わってしまう」
ということがあります。
ChatGPTを使えば、
- やることの洗い出し
- 優先順位づけ
- 大きな仕事の分解
- 期限から逆算した計画
- 今日やることの整理
- 週単位のスケジュール作成
などを効率化できます。
ただし、
ChatGPTに予定をすべて決めてもらうのではなく、
自分の条件を伝えて、整理・比較・たたき台作成を手伝ってもらう
という使い方がおすすめです。
この記事では、ChatGPTを使ってタスク管理を効率化する方法を、初心者向けにわかりやすく解説します。
ChatGPTでタスク管理はできる？
結論からいうと、できます。
特に便利なのは、
「やることは多いけれど、頭の中で整理できていない」
という状態です。
たとえば、
- メール返信
- 資料作成
- 会議準備
- 商品ページ修正
- 問い合わせ対応
- 来週の企画準備
が同時にあるとします。
この一覧をChatGPTへ渡せば、
- 今日やること
- 今週やること
- 後回しでいいこと
のように整理できます。
タスク管理で大切なのは「全部やろうとしないこと」
やることが多いと、
全部重要に見えてしまうことがあります。
その結果、
簡単な仕事だけ先に終わらせる
↓
重要な仕事が残る
↓
締切直前に焦る
という状態になりがちです。
そこで、
重要度と緊急度を分ける
と整理しやすくなります。
STEP1：まずタスクを全部書き出す
最初は順番を考えず、やることを全部書きます。
たとえば、
- A社へメール返信
- 金曜日の会議資料
- 商品画像の修正
- 来月企画のアイデア出し
- 経費精算
- ブログ記事作成
くらいで構いません。
ChatGPTには、この一覧をそのまま渡せます。
STEP2：重要度と緊急度で分ける
タスクを整理するときは、
- 緊急で重要
- 緊急ではないが重要
- 緊急だが重要度は低い
- 緊急でも重要でもない
のように分ける方法があります。
プロンプト例
「以下のタスクを、重要度と緊急度で4つに分類してください。
タスク：
- A社へ本日中に返信
- 来週の企画書
- 金曜日の会議資料
- 机の整理
- 月末までの経費精算
条件：
判断理由も1行ずつ付けてください。
判断に必要な情報が足りない場合は、勝手に決めず『要確認』としてください。」
これで優先順位を考えやすくなります。
STEP3：今日やることを3つに絞る
タスクが10個あっても、1日に全部終わらせる必要はありません。
おすすめは、
今日絶対に進めたいことを3つ決める
方法です。
プロンプト例
「以下のタスクから、今日優先すべき3つを選んでください。
判断基準：
- 締切
- 重要度
- 他の人への影響
- 後回しにした場合のリスク
各タスクを選んだ理由も簡潔に書いてください。」
これで、
「結局今日は何をやればいい？」を整理できます。
STEP4：大きな仕事を小さく分ける
「企画書を作る」
「サイトを改善する」
「新商品を作る」
のようなタスクは大きすぎて、手を付けにくいことがあります。
そこで、小さく分解します。
たとえば、
「企画書を作る」
- 目的を決める
- 必要な情報を集める
- 構成を作る
- 本文を書く
- 数字を確認する
- 見直す
- 提出する
に分けられます。
プロンプト例
「『社内向け企画書を作る』というタスクを、30〜60分で進められる作業に分解してください。
条件：
- 初心者向け
- 作業順に並べる
- 各作業の完了条件も書く
」
大きな仕事でも、最初の1歩が見えやすくなります。
STEP5：期限から逆算する
締切がある仕事では、
締切日から逆算
すると計画を立てやすくなります。
たとえば、
金曜日：
提出
木曜日：
最終確認
水曜日：
本文完成
火曜日：
構成と情報収集
月曜日：
必要事項を確認
という形です。
プロンプト例
「金曜日17時までに企画書を提出します。
現在は月曜日です。
必要な作業：
- 情報収集
- 構成作成
- 本文作成
- 数字確認
- 見直し
無理のないスケジュールを月曜日から金曜日まで作ってください。
木曜日までに完成版を作り、金曜日は確認だけにしてください。」
締切当日に全部やる状態を防ぎやすくなります。
STEP6：時間で区切る
タスクには、
「いつやるか」
も決めると実行しやすくなります。
たとえば、
9:00〜9:30
メール返信
10:00〜11:00
資料作成
13:00〜13:30
問い合わせ対応
のようにします。
プロンプト例
「今日の作業スケジュールを作ってください。
勤務時間：
9:00〜17:00
固定予定：
11:00〜12:00 会議
15:00〜15:30 打ち合わせ
やること：
- A社返信 20分
- 会議資料作成 90分
- 経費精算 30分
- 企画案作成 60分
条件：
- 集中作業は午前を優先
- 予定を詰め込みすぎない
- 30分程度の余白を残す
」
こうすると、現実的なスケジュールを作りやすくなります。
予定を詰め込みすぎない
ChatGPTにスケジュールを作らせると、
空いている時間をすべて埋めた予定になる場合があります。
でも実際の仕事では、
- 急な電話
- 追加依頼
- 質問対応
- 作業の遅れ
などがあります。
そのため、
- 「予定を80％程度にする」
- 「1時間程度の予備時間を残す」
などと指定するのがおすすめです。
STEP7：週単位で整理する
毎日だけでなく、1週間単位で整理する方法もあります。
プロンプト例
「以下のタスクを月曜日から金曜日に振り分けてください。
条件：
- 締切を優先
- 同じ種類の作業はなるべくまとめる
- 1日に重い作業は2つまで
- 金曜日は予備時間を多めにする
タスク：
○○○」
週の最初に使うと、仕事全体を見やすくできます。
STEP8：タスクにかかる時間を考える
タスク管理では、
「何をするか」
だけでなく、
「どれくらいかかるか」
も重要です。
たとえば、
- メール返信：10分
- 資料作成：90分
- ブログ記事：120分
という形です。
時間がわからない場合は、まず自分で仮の時間を入れます。
実際に作業したあと、
予想：
30分
実績：
50分
のように記録すると、だんだん予定を立てやすくなります。
ChatGPTに作業時間を決めてもらいすぎない
ChatGPTは、
「この作業は30分程度」
と提案することがあります。
しかし、実際にかかる時間は、
- 経験
- 仕事の難しさ
- 環境
- 確認作業
によって変わります。
そのため、
AIの時間見積もりは目安として使い、
自分の実績を優先
しましょう。
STEP9：優先順位を見直す
朝に決めた予定でも、途中で状況は変わります。
たとえば、
- 緊急の依頼
- 締切変更
- 相手からの返信待ち
- システムトラブル
などです。
そのときは、ChatGPTに再整理してもらえます。
プロンプト例
「予定変更がありました。
現在時刻：
14時
残り時間：
3時間
新しい緊急タスク：
A社へ16時までに回答
残っているタスク：
- 資料作成 60分
- 経費精算 30分
- 企画案 60分
優先順位を組み直してください。」
状況が変わったときの再計画にも使えます。
STEP10：1日の終わりに振り返る
タスク管理は、予定を作るだけではありません。
終わったあとに、
- 完了したこと
- 残ったこと
- 想定より時間がかかったこと
- 明日へ回すこと
を整理すると改善できます。
プロンプト例
「今日のタスク結果を整理してください。
完了：
○○○
未完了：
○○○
想定以上に時間がかかった作業：
○○○
明日の優先タスクを3つ提案してください。」
日報作成にもつなげられます。
タスクを「次の行動」にする
タスクが曖昧だと行動しにくくなります。
たとえば、
「ブログ」ではなく、
「ChatGPT記事のH2構成を作る」
のようにします。
「資料」
ではなく、
「企画書1ページ目の課題部分を書く」
のようにします。
次に何をすればいいかわかる言葉
にすると実行しやすくなります。
ChatGPTで使えるタスク整理プロンプト
毎日使うなら、この形が便利です。
「以下のタスクを整理してください。
今日使える時間：
[時間]
締切：
[締切]
固定予定：
[予定]
タスク一覧：
[タスク]
次の順番で整理してください。
- 緊急で重要
- 緊急ではないが重要
- 後回し可能
そのあと、
今日やることを3つに絞り、
- 作業順
- 目安時間
- 完了条件
を付けてください。
予定は詰め込みすぎず、予備時間も残してください。」
タスク管理をGoogle Sheetsで行う
タスクが増えてきたら、Googleスプレッドシートで管理する方法もあります。
たとえば、
| タスク | 締切 | 重要度 | 状況 | 予定時間 |
|---|---|---|---|---|
| A社返信 | 10/17 | 高 | 未着手 | 20分 |
| 資料作成 | 10/18 | 高 | 作業中 | 90分 |
| 経費精算 | 10/25 | 中 | 未着手 | 30分 |
のようにします。
ChatGPTに相談するときも、この形なら情報を整理しやすくなります。
ステータスを決める
タスク管理では、状態を揃えておくと便利です。
たとえば、
- 未着手
- 作業中
- 確認待ち
- 完了
- 保留
などです。
「返信待ち」と「自分が作業するもの」を分けるだけでも見やすくなります。
大量のタスクはカテゴリ分けする
タスクが多い場合は、
- 営業
- 事務
- 会議
- 資料
- コンテンツ
- 顧客対応
などに分けます。
ChatGPTには、
「以下のタスクをカテゴリ分けしてください」
と依頼できます。
ChatGPTとカレンダーを組み合わせる考え方
タスク一覧を作っても、
「いつやるか」
が決まっていないと実行されないことがあります。
そこで、
タスク
↓
優先順位
↓
必要時間
↓
カレンダーに時間を確保
という流れにします。
特に時間がかかる仕事は、
「空いたらやる」
ではなく、
作業時間を先に確保する
方が進めやすくなります。
n8nなどでタスク管理を自動化することもできる
毎回同じ流れでタスクを登録している場合は、自動化できる可能性があります。
たとえば、
問い合わせ受信
↓
AIで内容を要約
↓
対応タスクを作る
↓
Google Sheetsへ登録
↓
担当者へ通知
という仕組みです。
ただし、
AIが勝手に優先順位を決めて実行する
ところまで自動化するのではなく、
まずは、
タスク候補を作るところまで
にする方法もあります。
ChatGPTでタスク管理するメリット
頭の中を整理できる
やることを一覧化できます。
優先順位を考えやすい
締切や重要度ごとに分けられます。
大きな仕事を分解できる
最初の一歩がわかりやすくなります。
スケジュールを作れる
期限から逆算できます。
計画を作り直せる
急な変更があっても再整理できます。
よくある失敗
タスクを全部同じ重要度にする
本当に重要な仕事が見えなくなります。
予定を詰め込みすぎる
急な仕事に対応できなくなります。
タスクが大きすぎる
「企画書を作る」ではなく、小さな行動に分けます。
AIの優先順位をそのまま信じる
ChatGPTは職場の事情をすべて知っているわけではありません。
タスクを作って満足する
最終的には実行することが目的です。
AIに優先順位を丸投げしない
ChatGPTは整理には便利ですが、
- 顧客との関係
- 社内事情
- 上司の意向
- 本当の緊急度
- 仕事の難しさ
まですべて理解できるわけではありません。
そのため、
AIの提案を見て、自分で最終判断する
ことが大切です。
初心者はこの順番で始めよう
ChatGPTでタスク管理を始めるなら、
- やることを全部書き出す
- 締切を付ける
- 重要度を整理する
- 今日やることを3つ選ぶ
- 大きなタスクを分解する
- 時間を確保する
- 1日の終わりに見直す
という順番がおすすめです。
最初から複雑なタスク管理ツールを使う必要はありません。
まずは、
今日やることを3つ決める
だけでも十分です。
まとめ
ChatGPTを使えば、タスク管理のさまざまな作業を効率化できます。
特に、
- タスクの洗い出し
- 優先順位づけ
- 大きな仕事を分解
- 期限から逆算
- 1日の予定作成
- 週次計画
- 予定変更時の再整理
- 振り返り
といった作業と相性がいいです。
ポイントは、
ChatGPTに仕事を決めてもらうのではなく、頭の中を整理するアシスタントとして使うこと
です。
まずは今日やることをすべて書き出して、
「締切と重要度をもとに、今日やる3つを整理してください」
とChatGPTに相談してみてください。
慣れてきたらGoogle Sheetsやカレンダー、n8nなどと組み合わせて、タスク管理の手間そのものを減らすこともできます。
注意事項
ChatGPTが提案する優先順位やスケジュールは、実際の業務状況を完全に把握したものではありません。
顧客対応、社内ルール、締切、契約、重要な判断などを考慮し、最終的な優先順位は自分で確認してください。
また、業務タスクには顧客名、案件名、社内情報、個人情報などが含まれる場合があります。
ChatGPTなどの生成AIへ入力する際は、勤務先の生成AI利用ルールや情報管理方針を確認し、必要に応じて固有名詞を置き換えて利用してください。
参考・公式情報
- OpenAI Help Center「Prompt engineering best practices for ChatGPT」
- OpenAI Help Center「How do I create a good prompt for an AI model?」
- OpenAI「Privacy Policy」
- OpenAI「Terms of Use」
- Google Workspace Developers
- n8n Documentation